Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

เนื้อหา10 รูปแบบการจัดห้องประชุม สัมมนา ในระดับสากล

ในชีวิตการทำงานของพวกเรา สิ่งหนึ่งที่หนีไม่พ้นเลยก็คือ การประชุม  การสัมมนา  การระดมความคิดเห็น  หรือการทำ workshopต่างๆ  สิ่งหนึ่งที่เราต้องใส่ใจก็คือ การจัดที่นั่งให้เหมาะสมกับรูปแบบการประชุมสัมมนาที่จะเกิดขึ้น เพราะการจัดผังโต๊ะประชุม เป็นเรื่องที่ปฏิบัติกันอย่างมีแบบแผนในระดับสากล ถือเป็นทั้งมารยาทการประชุมของเจ้าภาพ ความสะดวกสบายของผู้เข้าร่วม รวมถึงมีผลต่อการนำเสนองานต่างๆ ซึ่งการมีเทคนิคการจัดงานประชุม สัมมนาที่ดี จะช่วยให้งานออกมาน่าสนใจ โดยในการจัดโต๊ะในงานประชุม สัมมนานั้น ควรคำนึงถึงปัจจัยสำคัญหลักๆ อาทิ

●วัตถุประสงค์ของการจัดประชุม

●รูปแบบการดำเนินการประชุม

●จำนวนผู้ที่เข้าร่วมการประชุม สัมมนา

สำหรับรูปแบบการจัดผังที่นั่งในงานประชุม สัมมนา ก็มีหลากหลายรูปแบบตามปัจจัยที่ได้กล่าวไปข้างต้น ซึ่งพอจะแบ่งแยกออกมาได้เป็น 10 รูปแบบ ดังต่อไปนี้

1. Classroom
เป็นการจัดโต๊ะในงานประชุม สัมมนาที่พบบ่อยที่สุด เหมาะสำหรับการประชุมขนาดใหญ่ และมีผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นจำนวนมาก โดยจะจัดโต๊ะแบบเรียงหน้ากระดานเป็นแถว หันหน้าไปทางเดียวกัน มีโต๊ะสำหรับเขียน จดบันทึกต่างๆ ได้ โดยส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับกระดาษ และดินสอหรือปากกาของทางสถานที่ เหมาะสำหรับการประชุมที่มีการสื่อสารทางเดียว (One Way Communication) แต่การจัดโต๊ะรูปแบบนี้จำเป็นต้องใช้พื้นที่กว้าง เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนารู้สึกอึดอัด และคนที่อยู่ด้านหลัง ไม่รู้สึก Out of Area จนเกินไป

2. Theater
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Theater ซึ่งรูปแบบจะเหมือนกับโรงภาพยนตร์ เป็นการจัดรูปแบบห้องประชุมที่ได้รับความนิยมมากเช่นกัน เพราะสามารถรองรับผู้ร่วมประชุม สัมมนาได้เป็นจำนวนมาก แถมยังช่วยเสริมให้ผู้บรรยายมีความโดดเด่นมากขึ้น สำหรับการจัดโต๊ะประชุมแบบนี้เหมาะกับการประชุม สัมมนาที่มีผู้บรรยาย และการแสดงภาพบนจอ Projector ระหว่างการสัมมนา ควรจัดในห้องที่มีพื้นที่กว้างเช่นเดียวกัน แต่จะไม่มีโต๊ะสำหรับเขียนให้ ในบางสถานที่ ผู้จัดงานสามารถรีเควสเก้าอี้เป็นแบบเก้าอี้พร้อมโต๊ะพับในตัว

3.U-Shape
การจัดโต๊ะประชุมแบบ U–Shape หรือรูปตัวยู เหมาะสำหรับการประชุม สัมมนาที่ต้องการอำนวยความสะดวกให้กับผู้บรรยายสามารถเดินไปยังจุดต่างๆ เพื่อสอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ เหมาะสำหรับการสัมมนาขนาดเล็กไปถึงขนาดกลาง ถ้ามีการเข้าร่วมจำนวนมาก อาจต้องจัดโต๊ะเป็น 2 กลุ่มซ้อนกัน แต่ไม่ควรมากกว่า 2 แถว

4.Chevron Classroom
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Chevron Classroom จะคล้ายกับแบบ Classroom แต่จะเอียงไปด้านหน้า โต๊ะจึงไม่ได้อยู่ในระนาบเดียวกัน มีจุดประสงค์เพื่อให้ผู้เข้าประชุม สัมมนาทุกคนสามารถสื่อสารกันได้อย่างสะดวกมากขึ้น

5.Circle Of Chairs
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Circle Of Chairs คือ การจัดโต๊ะกลมขนาดใหญ่ ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะนั่งล้อมกันเป็นวงกลม โดยไม่มีการตั้งประธานในการสัมมนา ทำให้ผู้เข้าประชุม สัมมนาทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นได้อย่างเท่าเทียมกัน

6.Conference / Boardroom
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Conference หรือ Boardroom เป็นการจัดโต๊ะสี่เหลี่ยมแบบแนวยาวตัวเดียว โดยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งล้อมโต๊ะประชุม เหมาะกับการประชุม สัมมนาขนาดเล็กและขนาดกลาง ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นและถกเถียงกันได้อย่างเต็มที่

7.Clusters
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Clusters เป็นการนำโต๊ะกลมมาวางในห้องที่ต้องการจัดประชุม สัมมนา โดย 1 โต๊ะควรนั่งได้ประมาณ 6- 10 คน ซึ่งการจัดโต๊ะแบบนี้สามารถจัดเป็นกลุ่มย่อยๆ ได้ ทำให้รองรับผู้เข้าสัมมนาได้จำนวนมาก เหมาะกับการสัมมนาที่มีผู้เข้าร่วมสัมมนาที่มาด้วยกันเป็นกลุ่ม ซึ่งการจัดโต๊ะแบบนี้จะทำให้ระดมความคิดเห็นได้ง่ายขึ้น

8.Cabaret
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Cabaret จะคล้ายกับการจัดโต๊ะแบบ Clusters แต่ให้ลดจำนวนเก้าอี้ลงเหลือเพียง 4-5 ตัว และจัดวางแบบครึ่งวงกลม เหมาะกับการประชุม สัมมนาที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นกันในระหว่างการนำเสนอมากขึ้น

9.Banquet
การจัดโต๊ะประชุมแบบ Banquet เป็นการจัดโต๊ะเป็นกลุ่มๆ แต่ยังอยู่ชิดกัน เพื่อให้ผู้เข้าสัมมนารู้สึกใกล้ชิดสนิทสนมกัน โดยใน 1 โต๊ะ ไม่ควรนั่งเกิน 25 คน เหมาะสำหรับการสัมมนาแบบระดมความคิด การสัมมนาบวก Workshop หรือการประชุม สัมมนาที่มีการรับประทานอาหารร่วมด้วย

10.Banquet Rounds
การจัดโต๊ะประชุมแบบBanquet Rounds จะคล้ายกับการจัดโต๊ะประชุมแบบ Banquet แต่ส่วนใหญ่แล้วจะเลือกใช้เป็นโต๊ะกลม โดยใน 1 โต๊ะ ไม่ควรนั่งประชุม สัมมนาเกิน 10 คน เหมาะสำหรับการสัมมนาแบบระดมความคิดและการสัมมนาบวก Workshop

เครดิต https://www.impact.co.th/index.php/facilities/services_article/en/56722/quot-10-quot