Knowledge Sharing ชุมชนแห่งการเรียนรู้...

คำสำคัญ : ดนตรีในสวน  ดนตรีเทิดพระเกียรติ  H.M.Songอว.บรรเลงเพลงของพ่อ  

---

การจัดงาน “ดนตรีในสวน : H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อ”  และกิจกรรมเทิดพระเกียรติ รัชกาลที่ 9 ประจำปี 2567

บล็อกนี้จะเป็นเสมือนคู่มือของการจัดงาน โดยจะขอเล่าตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงานจนจบงาน ความสำเร็จ/ความประทับใจ การถอดบทเรียน รวมถึงข้อคิดเห็นเสนอแนะในการจัดงาน ซึ่งอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่จะได้รับมอบหมายให้จัดงานในครั้งต่อ ๆ ไปนะคะ

 

วันที่ 5 ธันวาคม ของทุกปี เป็นวันสำคัญของปวงชนชาวไทย ใน 3 วาระสำคัญ ได้แก่ วันคล้ายวันพระราชสมภพ พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธิเบศร มหาภูมิพลอดุลยเดชมหาราช บรมนาถบพิตร (รัชกาลที่ 9) วันชาติไทย และวันพ่อแห่งชาติ กระทรวง อว. น้อมสำนึกในพระมหากรุณาธิคุณอันหาที่สุดมิได้ จึงร่วมกันจัดแสดงดนตรีในสวน : H.M. Song อว. บรรเลงเพลงของพ่อพร้อมกันทั่วประเทศ มาอย่างต่อเนื่องนับเป็นปีที่ 4 (เริ่มจัดครั้งแรกในปี พ.ศ. 2564)  โดยนำศักยภาพด้านศิลปะการดนตรีของสถาบันอุดมศึกษาในทุกรูปแบบวงดนตรีที่หลากหลาย เช่น ดนตรีไทย ดนตรีสากล ซิมโฟนี ออร์เคสตรา วงดุริยางค์ วงโยธวาทิต วงดนตรีโฟล์คซอง การแสดงนาฏศิลป์ท้องถิ่น การขับร้อง และการแสดงนาฏยลีลาร่วมสมัย ร่วมจัดการแสดงดนตรีเทิดพระเกียรติ พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธิเบศร มหาภูมิพลอดุลยเดชมหาราช บรมนาถบพิตร (รัชกาลที่ 9) เนื่องในวันคล้ายวันพระบรมราชสมภพ 5 ธันวาคม

 

งานที่ได้รับมอบหมาย บทบาท และหน้าที่

เริ่มตั้งแต่การจัดเตรียมงาน

1. ประชุมหารือแนวทางการจัดงาน กำหนดช่วงเวลาจัดงาน รายละเอียดในการจัดงาน

ในปี พ.ศ. 2567 มีนโยบายกำหนดวันที่และรูปแบบการจัดงาน ดังนี้

          (1) พื้นที่กรุงเทพมหานคร กำหนดจัดงานเป็นเวลา 3 วัน ตั้งแต่วันที่ 5 - 7 ธันวาคม 2567 และใช้วงดนตรีในการจัดแสดง วันละ 3 วงดนตรี รวม 3 วัน 9 วงดนตรี ดำเนินการโดยสำนักงานปลัดกระทรวง อว.

          (2) พื้นที่ต่างจังหวัด กำหนดจัดการแสดงพร้อมกันทั่วประเทศ ในวันพฤหัสบดีที่ 5 ธันวาคม 2567 ณ สวนสาธารณะหรือพื้นที่ที่เหมาะสมในจังหวัด ดำเนินการโดย อว. ส่วนหน้า 76 จังหวัดทั่วประเทศ

2. ประสานงานสถานที่ในการจัดงาน (สวน) รวบรวมข้อมูลสถานที่ที่เหมาะสมในการจัดงาน

เมื่อได้วันที่แน่ชัดแล้วก็จะเริ่มเตรียมหาสถานที่ ติดต่อนัดหมายขอเข้าไปสำรวจดูสถานที่ เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียในเรื่องการเดินทาง การเข้าถึงประชาชนกลุ่มเป้าหมาย สภาพบรรยากาศโดยภาพรวม รูปแบบการจัดเวทีและสถานที่จัดกิจกรรมภายในงานในพื้นที่นั้น ๆ เคสต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นจากปีที่ผ่าน ๆ มา โดยในปี 2567 เคาะสถานที่เป็นที่อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

3. ประสานงานสถาบันอุดมศึกษาเพื่อขอความอนุเคราะห์ร่วมจัดแสดงดนตรีเทิดพระเกียรติ

          3.1 พื้นที่กรุงเทพมหานครตั้งแต่วันที่ 5 - 7 ธันวาคม 2567 ณ อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยใช้วงดนตรีในการจัดแสดง วันละ 3 วงดนตรี รวม 3 วัน 9 วงดนตรีซึ่งจากการประสานงานในเบื้องต้นได้รับการตอบรับเข้าร่วมจัดงานฯ จำนวน 9 วง ดังนี้

โดยจัดตารางการแสดงตามความสะดวกของสถาบันอุดมศึกษาที่สามารถเข้าร่วมได้ในวันต่าง ๆ และความเหมาะสมอื่น ๆ เช่น ความหลากหลายของประเภทวงดนตรีในแต่ละวัน

          3.2 พื้นที่ต่างจังหวัดทั่วประเทศ (อว.ส่วนหน้า 76 จังหวัด) จัดการแสดงพร้อมกันทั่วประเทศในวันที่ 5 ธันวาคม 2567 เวลา 17.00 - 20.00 น. ณ สวนสาธารณะหรือพื้นที่ที่เหมาะสมตามแต่ละจังหวัดจะเห็นสมควร โดยมีสรุปข้อมูลการเข้าร่วมจัดงานฯ ดังนี้

 

4. กระบวนการตามระเบียบราชการประกอบด้วย

- เขียนโครงการจัดงาน กำหนดการจัดงาน ประมาณการค่าใช้จ่าย

- ทำหนังสือขอสนับสนุนงบประมาณ (ในกรณีไม่มีงบประมาณในการจัดงาน)

- ทำหนังสือขออนุมัติจัดงาน

- ทำ TOR จ้างจัดงาน / แต่งตั้งกรรมการจัดทำ TOR จ้างและตรวจรับงาน

- ทำหนังสือขออนุมัติจ้างจัดงาน

- ทำเรื่องจ้างจัดงานไปที่งานพัสดุ

 

5. จัดทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ ถึงหน่วยงานเกี่ยวข้องในการจัดงาน

- ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ใช้สถานที่

- ทำหนังสือเชิญขอความอนุเคราะห์สถาบันอุดมศึกษาร่วมจัดการแสดงดนตรีในพื้นที่ กทม.

- ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์จัดการแสดงดนตรีในในพื้นที่ ตจว. (อว.ส่วนหน้า)

- ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์สถาบันอุดมศึกษาสนับสนุนกิจกรรมเพิ่มเติมภายในงาน (การแสดงโขนเทิดพระเกียรติ / นิทรรศการช่างสิบหมู่ / การร้านจำหน่ายสินค้าและผลิตภัณฑ์การพัฒนาผู้ประกอบการ)

- ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์หน่วยงานในสังกัด อว. สนับสนุนกิจกรรม (นิทรรศการเทิดพระเกียรติ / การแสดงโดรนเฉลิมพระเกียรติ / Workshop / อาหารและเครื่องดื่ม)

- ทำหนังสือถึง ผกก.สน.ปทุมวัน ขอความอนุเคราะห์ในการอำนวยความสะดวกการจราจร

 

6. จัดทำหนังสือเชิญเข้าร่วมงาน

- ทำหนังสือเชิญเข้าร่วมงาน (รมว.อว. และคณะ / ผู้บริหาร สป.อว. / หน่วยงานในสังกัด อว. / ผอ.กอง/กลุ่ม/ศูนย์ภายใน สป.อว. / ผู้บริหารสถาบันอุดมศึกษา)

- ทำหนังสือเชิญประชุมจัดเตรียมงาน

 

7. การเข้าไปสำรวจดูสถานที่หน้างาน (อุทยาน 100 ปี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย) เพื่อเตรียมงานกับทางออแกไนซ์

          - เวที / นิทรรศการ / กิจกรรมต่าง ๆ

          - ผังภายในงาน / ผังที่นั่ง

          - ห้องรับรอง / สถานที่จอดรถ

8. จัดทำตารางมอบหมายหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการจัดงานเรื่องต่าง ๆ

9. รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อประสานงานในการจัดเตรียมสถานที่ อาหาร เครื่องดื่ม ฯลฯ

          - ประธานเปิดงาน แขกผู้มีเกียรติ และแขกผู้ร่วมงานในแต่ละวัน (รายชื่อและจำนวน)

          - วงดนตรี และกิจกรรมในงาน ในแต่ละวัน (รายชื่อและจำนวน)

          - รายชื่อเพลง เครื่องดนตรี และกำหนดเวลา Sound Check

          - ข้อมูลประเภทรถ จำนวนรถ ทะเบียนรถ ที่มาร่วมงานในแต่ละวัน (เน้นในส่วนแขกผู้มีเกียรติ และวงดนตรี) / จัดทำรอบรถตู้รับ-ส่งเจ้าหน้าที่/ผู้เข้าร่วมงานจาก สป.อว.

          - การจัดอาหาร ข้อมูลรายการอาหาร (การแพ้อาหาร ข้อห้ามต่าง ๆ ของสถานที่)

          - จัดทำคำกล่าวเปิดงาน

          - รันคิวเวทีแต่ละวัน / สคริปพิธีกร

          - แบบประเมินความพึงพอใจ

10. การจัดงานแถลงข่าวเพื่อประชาสัมพันธ์การจัดงาน

11. รวบรวมข้อมูลการจัดงานทั้งใน กทม. และ ตจว. เพื่อจัดทำสรุปผลการจัดงานรายงานผู้บริหาร

- สรุปผลการจัดงานฯ / ตรวจรับงานตาม TOR

- จัดทำวีดิทัศน์สรุปการจัดแสดงดนตรี อว. เทิดพระเกียรติ 2567 (จำนวนหน่วยงานที่เข้าร่วมจัดกิจกรรม / จำนวนผู้เข้าร่วมจัดกิจกรรม / จำนวนผู้เข้าร่วมงานทั่วประเทศ / ฯลฯ)

 

12. ทำหนังสือขอบคุณหน่วยงานเสนอท่าน รมว.อว. ลงนาม 

- หนังสือขอบคุณ อว.ส่วนหน้า และสถาบันอุดมศึกษาที่ร่วมจัดการแสดงและกิจกรรม

- หนังสือขอบคุณหน่วยงานในสังกัด อว. ที่สนับสนุนและร่วมจัดกิจกรรม

- หนังสือขอบคุณสถานที่

- หนังสือขอบคุณ ผกก.สน.ปทุมวัน

 

ความสำเร็จและความประทับใจในการจัดกิจกรรมครั้งนี้

1. การจัดงานใน กทม. มีสถาบันอุดมศึกษาเข้าร่วมจัดการแสดงและจัดกิจกรรมจำนวนมาก แต่ละวงทำการแสดงได้ดีมาก สร้างความประทับใจให้ผู้เข้าชมการแสดง
2. การจัดงานในพื้นที่จังหวัดต่าง ๆ อว.ส่วนหน้า และสถาบันอุดมศึกษา ร่วมกับหน่วยงานต่าง ๆ ในจังหวัด จัดการแสดงได้อย่างน่าประทับใจ
3. กิจกรรมภายในงานปี 2567 มีความหลากหลาย
4. ทีมงานมีจำนวนน้อยแต่น้อง ๆ ทุกคนมีคุณภาพ มีความรับผิดชอบสูง รวมทั้งผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนช่วยกันจัดเตรียมงานตามที่ได้รับมอบหมายอย่างตั้งใจเพื่อให้งานออกมาดีที่สุด ภายในระยะการเตรียมงานที่กระชั้นชิดและรายละเอียดของงานที่ค่อนข้างเยอะ รวมทั้งช่วยกันแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้งานผ่านไปได้ด้วยดี
5. น.ส.แพทองธาร ชินวัตร นายกรัฐมนตรี ให้เกียรติเข้าร่วมชมการแสดงดนตรีในวันสุดท้าย (เป็นการส่วนตัว)

รวมภาพการจัดงานและคลิปสรุปงาน

ปัญหาและอุปสรรคที่พบ

บริษัทออร์แกไนซ์ที่รับจ้างจัดงานไม่มีคุณภาพ จัดงานไม่มีประสิทธิภาพ ไม่มืออาชีพ เกิดปัญหาทุกขั้นตอน ผลงานไม่เหมาะสมกับงบประมาณที่เสียไป ไม่ทำตาม TOR ที่กำหนด

การถอดบทเรียน

• ควรมีกระบวนการคัดเลือกบริษัทออร์แกไนซ์ที่รับจ้างจัดงาน โดยพิจารณาผลงานที่ผ่านมา รวมทั้งกระบวนทางพัสดุควรให้มีการปรับผลงานที่ไม่มีคุณภาพตาม TOR ที่กำหนด
• ควรมีการวางแผนเตรียมงานตั้งต้นปี เพื่อจะได้มีเวลาในการประสานงานเตรียมความพร้อมในการจัดงาน
• ควรมีการประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน และควรมีป้ายประชาสัมพันธ์ขนาดใหญ่ใกล้ ๆ บริเวณสถานที่จัดงานฯ โดยสื่อสารว่าสามารถเข้าร่วมงานได้ “ฟรี”

ข้อคิดเห็นเสนอแนะเพื่อการพัฒนางาน

1. ควรมีการจัดทำคำของบประมาณหรือสรรงบประมาณประจำปีสำหรับการจัดงานนี้

2. ควรเลือกสถานที่ที่มีความพร้อมทางด้านสถานที่ ทัศนียภาพ การเดินทางเหมาะสมที่สุด เช่น ใกล้รถไฟฟ้า การเดินทางสะดวก อย่างไรก็ตามสวนสาธารณะใน กทม. ส่วนใหญ่ต้องทำการติดต่อจองสถานที่ล่วงหน้าอย่างน้อย 3-6 เดือน เนื่องจากมีการจัดงานอีเว้นและผู้ต้องการใช้สถานที่จำนวนมาก

3. ควรมีการวางแผนเตรียมงานตั้งต้นปี เพื่อจะได้มีเวลาในการประสานงานเตรียมความพร้อมด้านสถานที่ วงดนตรี รายละเอียดกิจกรรมภายในงาน และหน่วยงานต่าง ๆ รวมทั้งมีระยะเวลาในการคัดเลือกบริษัทรับจ้างจัดงานที่มืออาชีพและมีคุณภาพ

4. อาจพิจารณาลดจำนวนวันในการจัดงานเป็นวันที่ 5 ธันวาคม วันเดียว โดยจัดให้ยิ่งใหญ่สมพระเกียรติที่สุด

5. การประชาสัมพันธ์ เนื่องด้วยเวลาที่จำกัด ทำให้หน่วยงานต่างๆ สถาบันอุดมศึกษา ที่ต้องการสนับสนุนเข้าร่วมจัดกิจกรรม เข้าร่วมได้อย่างจำกัด เนื่องจากต้องใช้ระยะเวลาในการจัดเตรียม และประชาชนทั่วไป ผู้ต้องการเข้าร่วมงาน ยังไม่รับทราบถึงการจัดงาน (ควรมีการประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน และควรมีป้ายประชาสัมพันธ์ขนาดใหญ่ใกล้ ๆ บริเวณสถานที่จัดงานฯ โดยสื่อสารว่าสามารถเข้าร่วมงานได้ “ฟรี”)

---